あなたはEXCEL使えますか？
2006年05月25日 21:13
こんなご時勢、Microsoft製品はどこでも使っていますね。
特に、私たちのの業界というのは、WORD・EXCEL・POWER POINT・ACCESS・PROJECT・VISIOなどといった、Microsoft Office製品を使う機会がとても多いです。
仕事の8割方はいじっているのではないでしょうか。
それだけ縁の深い製品です。
最近では、栃木県の市役所とかで、LinuxというフリーのOSに、Open Officeというこれまたフリーの製品を使うという傾向が見られていますが、まだうちらの業界には届いていないといった現状です。
IT業界に限らず、どんな業界でもパソコンが導入され、営業マンでも調理師さんでもパソコンを使う世の中になってきました。
それだけ、企業のパソコン化が進んでいるのでしょうね。
逆を言えば、「パソコンを使えないと仕事できない」というのも現状です。
昨年の2005年4月に、"e-文書法"というものが施行されました。
"e-文書法"の正式な名称は、
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」。
前者は、関係する計251本の法律を個別に法改正することなく電子保存を可能にする通則法で、後者は通則法では完全に対応できない規定の整備を行う整備法となる。
なんだか難しいことですが、簡単に説明すると
「これまで紙による保存が義務付けられていた文書の電子保存を認める」
というものです。
PDF形式といった、追記不可能な形式での保存が一般的になるのですが、そのPDFの元をつくるのは、やはりMicrosoftのOfficeツールだったりします。
WORDやEXCELで作成したものをPDFに変換するといった感じでしょうか。
そこで注意が必要なのは、EXCELのときのPDF化なのです。
今日も、新人くんに作ってもらったEXCELの資料があるのですが、PDF化して印刷したところ、全体のバランスがごちゃごちゃになって印刷されました。
とあるシステムの提案資料だったため、すぐさま自分で修正し、なんとか難を逃れ、ひと段落。
その後、その新人くんに
「なんでこんな構図がバラバラなの？」
と聞いてみたところ、
「いや、私のパソコン上は綺麗に整ってますよ。」
とのこと。
実際にモニタを見てみたところ、綺麗な構図をキープしていました。
そう。
これが危険なのです。
EXCELの場合、WORDと違ってモニタで表示されているものと、印刷したときの構図が違う場合がるのです。
モニタの解像度や、フォントなどによって実際見える構図と、印刷される構図が異なる場合があるので、私なども設計書を作成する場合、印刷プレビューなどを必ず行うようにしています。
こんなことがあるので、EXCELで資料などを作るときは、必ずプレビューで見ることを行わないと、後で痛い目に会いますのでご注意を☆
これからどんどん文書などがパソコンで作られていきます。
といっても、最後は人間が使うものです。
最終チェックは、きちんと行う癖を作りましょう。
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