こんなもんだよ。SEって。

さて関東で聞き慣れた「アブラゼミ」の鳴き声が聞きたいです。
関西は「クマゼミ」と呼ばれる「ジュァージュァー」という鳴き声が多いです。

と、もうビジネスに定着化したeメール。
社会人になったら「メールを書く」ということは必須のビジネススキルですね。
それにタイピングなどといったパソコンに関することはできて当たり前。といった感じでしょうか。

にしても、社会人になったばっかのとき、Microsoft の製品に対しての知識はあったのですが、ビジネス用語やメールの書き方、尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い方など、小学生で勉強したくらいだったので、当時はとっても時間がかかりました。
いくらタイピングが早くても、こういった内容に関しては、よく考えながら入力しなければならないので、時間のかかるものです。そこで、どうやったら早くメールが書けるようになるか考えて見ましょう。

■メールで何を伝えたいか
自分がメールを作成する中でとっても大事にしていることです。思ったことをバァーっと買いても、相手には伝わりません。考えが文章にならない場合、箇条書きにするのも一つの手だと思います。

昔自分がよく注意されたのですが、ある程度面識のある取引先の人とメールをするとき、「回りくどく言わないで、すっぱり結論だけを伝えて欲しい」と言われたことがあります。丁寧すぎるのもいけないということですね。

あと大事なことは、そのメールの中に自分の結論は含まれているか？というとです。
たまに「○○と□□を比較して」なんてことを依頼されるときあります。こういった場合はEXCELやPowerPointなどで、それぞれの比較を行い、メールに添付して送ります。

たまに、それだけで終わっているメールがあるのです。

決定する判断は、送り先にあるものの、調査を依頼したほうは「だからなんなの？」と思ってしまう場合が多いです。2番目に書くことに少しかぶりますが、この場合、「○○と□□を判断した結果、こういいた内容になりました。そんでもって、○○のほうが、□□より費用対効果的にも、運用面でも効果的です。」なんて添付資料に対するコメントをつけてあげると親切ですね。

添付資料だけですと、「あとは添付資料をみてね」といった隠し言葉が隠されるので、ある程度、添付資料の説明をしてあげるのがよいかと思います。

■どういった回答が欲しいか
ただ、思ったことを伝えるのはいいのですが、「だからなに？」というメールが結構あります。それなら日記みたいな自分だけのノートに書いておきな！と思うのです。（あくまでも、ビジネスに関係するメールです）

メールを出して、相手が何を答えればよいのか、具体的に落とし込む必要があります。そして、一つのメールに対して、回答しなければいけないことが、たくさんあるというのも問題だと思います。
その場合は、メールをわけるなり、EXCELなどを使って項目別に分けたほうが、混乱を招かなくてすみます。

そして、ある程度、仕事の忙しい立場にいる人に対して、メールで長ったらしく意見を求めたりするのはNGだと思っています。重要な決め事ならば、打ち合わせの場を設けるなり、電話で確認するなりすればよいので、メールでだらだらと書いて欲しいというのは、相手も面倒ですし、メールを出すほうも、意味合いを間違えてしまう場合があります。

と、「朝メールを見ない」とか、「答えられる返信はすぐする」など、いろいろ書いていきたいのですが、まずはこの2点をしっかり注意してメールを書いてみてください。多分、相手に伝わる印象がぐっと変わるはずです。

メールは文字でしかありません。
感情を込めたり、相手に感情を伝えるということはとても難しいと思います。

しかし、メールなしではビジネスは動きません。
自分なりの使い方を模索するということは、これから社会人になる方々のスキルアップにつながると思いますので、頑張って見つけてくださいね。