メールでやり取りするときの注意点（１）
2008年06月26日 16:36
昔は書類などの紙媒体での連絡のやり取りですが、電子メールが普及するにつれてリアルタイムに連絡ができるようになってとても便利ですね。携帯端末からも電子メールができたりと、場所・時間を気にすることなく連絡することができますね。
その電子メール。
仕事でもよく使うのですが、注意してメールを書くことがあります。
そんな業務メールに関することをまとめてみました。
（今回はメールの書き方についてなので、機密メールは暗号化…とかは省いてます）
１．メールは簡潔に
２．わかりにくい表現は使わない
３．やりとりする内容は1メールにつき1つまで
４．Subject は一目でわかる内容に
５．日本語だったら文章を折り返そう
６．わかりにくかったら添付ファイルで補足
７．決まり決まったことは辞書登録して簡単に
１．メールは簡潔に
だらだらと書かないことが大事です。まずメールの文頭で聞きたいこと、どのような返信を望んでいるのかをまず書きましょう。だらだらと状況説明から始まって最後まで読まないと、どんな返信が欲しいのかわからなかったり、ひどいときにはなんのメールなんだ？ってときがあります。業務で使うメールは日記ではありません。できるだけメールを受け取る人のことを考えて簡潔化しましょう。
２．わかりにくい表現は使わない
これはよくあります。「○○していただければと思います。」や「△△だと良いかと思っております。」といった“?思ってます”メールです。何かを依頼したいのに自分で思ってどうするの？ってメールです。日本語が間違っています。依頼するときは「○○していただければと思います。」ではなく、「○○してください。」といった具合にストレートがよいかと。その他に「お忙しいところ誠に恐縮ですが、○○してくださいようお願い申し上げます」といった具合にもなりますが、お客さんやなどには使いますが、業務メールではあまり使いません。
相手に依頼するときに自分が“思ってる”のではなく、相手が欲しいのは依頼タスクの内容です。それを明確にしましょう。
３．やりとりする内容は1メールにつき1つまで
例えばメールの設定方法について、Aさんからどうしたらよいか？のメールが届き、私が返信したとします。そうして問題は解決してメールの最後のほうに「ありがとうございます。（中略）そういえば○○ってどうなりました？」といった具合にそもそものメールとは全く関係のないメールが書かれているときです。
１でも書きましたが、最後まで読まなければわからないメール＋他の質問もするのは避けたほうが良いかと思います。メールを検索するときもわかりずらいですし、見落としやすいので効率的とはいえません。メールを業務毎にフォルダ分けする人も多いので、1メールに対して1つの要件がベストだと思います。（会議の前のAgenda確認メールとかサマリしたした内容のメールは別なのですが。
４．Subject は一目でわかる内容に
３と少し似ているのですが、Subject つまりメールの題名がわかりづらいときが多々あります。「あの件どうなりました？」とか「至急連絡ください」、題名がないのはもってのほかです。
「【至急連絡ください】今月の営業進捗について」など、メールの内容が80%くらいわかるメールがベストではないのでしょうか。
長くなったので、続きは明日。
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